3 step prima di partecipare ad un corso di gestione del tuo studio odontoiatrico

3 step prima di partecipare ad un corso di gestione del tuo studio odontoiatrico

Siamo in fase post lockdown e ogni dentista prova a compensare il mancato fatturato in modo diverso. Chi si iscrive ad un corso di gestione per uno studio odontoiatrico, chi cerca di ridurre al minimo i costi, chi aumenta le ore lavorative, etc… etc…  

“Il reddito medio dei dentisti italiani sarà dimezzato da questa pandemia”

dice il Dr. Ghirlanda, presidente dell’Andi.

Lo avrà sicuramente detto per mettere pressione politica ma la realtà sarà diversa.

C’è chi il fatturato lo perderà, chi rimarrà agli stessi livelli degli anni precedenti ma anche chi lo AUMENTERÀ.

Chi riuscirà ad aumentare il fatturato è una minoranza alla quale appartengono spesso le stesse persone. Perché? Le ragioni sono tante ed interessante a tal proposito è l’articolo del Dr. Tirone di “Formazione odontoiatrica”.

È però anche vero che non serve buttarsi a capofitto su un
corso di gestione di uno studio odontoiatrico, come se questo portasse ad
aumentare automaticamente il fatturato.

Non che non servano. Noi di Doctoba li riteniamo estremamente utili e li consigliamo.

Ma PRIMA devi imparare a stare in piedi sulla tavola da snowboard!

Eh!? Che centra la tavola da snowboard?

Lasciatemi spiegare.

Se non avete mai messo piede su una tavola da snowboard passerete le prime ore con il sedere a terra. Esattamente come mi è successo a me (e premetto che scio da 30 anni).

Il consiglio che mi davano tutti era, “ma perché non inizi prendendoti un maestro?

Un po’ come qualcuno oggi potrebbe consigliarvi, “ma perché non fai un corso di marketing odontoiatrico e di gestione del tuo studio se vuoi aumentare il tuo fatturato?”

Iniziare da un corso è una strategia che ho sempre trovato profondamente sbagliata!

Tornando a quel giorno, quando ho messo la tavola per la prima volta, mi sarei ritrovato a pagare un maestro di snowboard (che di certo non costa poco), per sentirmi ripetere quei 2-3 consigli che in realtà già conoscevo: “non ti buttare in avanti”, “non aver paura”, “non ti buttare all’indietro”. Avrei speso inutilmente (o almeno in maniera non efficiente) un mucchio di soldi.

La realtà è che prima di tutto dovevo acquisire equilibrio sulla tavola. Dovevo capire come poter spostare il peso dalle punte ai talloni senza cadere. Insomma, dovevo compiere alcuni step per il quali la presenza di un maestro non faceva molta differenza.

La differenza la fece la mia intraprendenza e la mia capacità di “buttarmi” e imparare dai primi errori.

Forse il maestro avrebbe potuto infondermi un po’ di tranquillità e coraggio. In realtà, da soli e con il mindset giusto, si può tirar fuori la stessa tranquillità e lo stesso coraggio, né più né meno.

È esattamente la stessa cosa quando si deve “imparare” a come aumentare il fatturato del proprio studio.

Ci sono alcuni step che si possono compiere da soli, per i quali è inutile un consulente o un insegnante. Prima li implementate e prima potrete adattare questi nuovi processi alle specificità del vostro studio.

Una volta fatti questi primi step, una volta che si può stare in piedi sulla tavola e si è pronti a recepire le dritte del maestro, sarà allora necessario fare il salto di qualità. Sarà quello il momento di investire in un corso di gestione e marketing per il proprio studio odontoiatrico o magari delegare queste attività a qualcuno più competente.

3 cose da fare per rimanere in piedi sulla tavola

Voglio elencare 3 cose che potete iniziare ad implementare da domani mattina e che porteranno ad aumentare il fatturato del vostro studio al 100%, senza alcun dubbio!

Non pretendo di dire che siano le 3 cose più importanti o più efficaci da fare, ma da qualche parte bisogna partire.
L’importante è agire e non perdersi in analisi inutili, imprigionati dall’indecisione e da quello che gli inglesi chiamano Analysis paralysis

Partiamo… ma prima una premessa

Oltre a dire cosa fare voglio anche consigliarvi come farlo. Voglio essere PRATICO, così come quando abbiamo consigliato alternative alle mascherine ffp2 o un nuovo strumento per ridurre l’aerosol durante un trattamento.

Come sempre, qualsiasi servizio e/o prodotto suggerito non è né una sponsorizzata né una marchetta. Doctoba non ci guadagna assolutamente nulla. In Doctoba consigliamo ciò che conosciamo e ciò che ci piace, fine della storia. 

 

CONSIGLIO N.1: Introdurre una gestione digitale degli appuntamenti

È fondamentale avere una gestione digitale degli appuntamenti. Non tanto per una questione di efficienza. Sinceramente avere il calendario sul computer o scritto in un’agenda cartacea non fa alcuna differenza.

Il vantaggio di avere una gestione digitale degli appuntamenti sta nel:

  1.  Avere un sistema che ti permette un invio automatico di reminder dell’appuntamento ai pazienti (per messaggio whatsapp e/o email). 
  2. Avere un sistema che ti permette di salvare e utilizzare i dati di contatto dei tuoi pazienti, come l’email o il numero di cellulare, per attività di marketing.

Cerchiamo di spiegarci meglio.

  1. Perché è importante l’invio di promemoria dell’appuntamento?

Perché ogni visita saltata, anche per semplice dimenticanza del paziente, è un danno economico elevatissimo per il dentista. Ricordate i costi fissi di cui abbiamo già parlato? Fidatevi, è così.

2. Perché sono importanti e come si possono utilizzare i dati di contatto dei pazienti?

L’email è una risorsa di marketing potentissima, se si sa come utilizzarla. Una gestione digitale dei contatti dovrebbe permettere di raggruppare i propri pazienti in macro-categorie e inviar loro dei messaggi di marketing targettizzati.

Tra i vari software che permettono di fare questo a noi di Doctoba piace il gestionale di YesBut, costruito da una piccola startup marchigiana. Tra i vari servizi che YesBut offre c’è una web-app (praticamente un gestionale) che svolge egregiamente gli step descritti sopra… ed è veramente semplice da usare.

Ci piace perché non costringe il dentista ad utilizzare piattaforme esterne. Il calendario può essere condiviso con i pazienti vecchi e nuovi, anche tramite un semplice messaggio whatsapp.

CONSIGLIO N.2: Modificare il proprio listino prezzi dopo un’analisi dell’EBIT orario

Dovete fare un’analisi del vostro EBIT orario, per ciascun trattamento del vostro listino prezzi.
In questo modo potrete immediatamente capire se:

  1. È necessario limitare determinati trattamenti a minor profitto e concentrarsi sui trattamenti a maggior profitto (a parità di tempo di esecuzione)
  2. È necessario rivedere il compenso degli operatori
  3. È necessario lavorare sul tempo di esecuzione per renderlo più rapido ed efficiente o, magari, dedicargli più tempo per aumentare il tasso di accettazione dei trattamenti successivi.

Abbiamo messo a disposizione due strumenti di calcolo (entrambi in Excel) che potete scaricare cliccando nel pulsante sotto. 

Potete scaricare un calcolatore dei costi fissi per valutare i costi fissi del vostro studio odontoiatrico.
Oppure potete scaricare un gestionale completo con il quale non solo calcolare i costi fissi ma fare anche un’analisi del EBIT orario di ciascun trattamento. 


Automaticamente il gestionale calcolerà il Break Even Point (punto di pareggio) del vostro studio. 
Il Break Even Point vi dice quando il vostro studio andrà a profitto, ovvero quando inizierete effettivamente a guadagnare perché avrete ormai ripagato tutti i vostri costi.

Cliccando il pulsante potrete decidere se scaricare il calcolatore o  il gestionale completo. 

CONSIGLIO N.3: Utilizzare sistemi che migliorino l’incasso, evitando di avere clienti insoluti

L’incasso, o quello che gli americani chiamano “Collections”,

è uno dei parametri più importanti per valutare la salute finanziaria di uno
studio odontoiatrico. Una gestione poco accorta di questo aspetto porta
immediatamente ad una diminuzione di fatturato, oltre che ad un aumento dei
costi dello studio.

È incredibile quanto sia alto il tasso di pazienti insoluti negli studi dentistici italiani.

Una soluzione molto efficace e rapida a questo problema? Dare al paziente molteplici alternative di pagamento che possano rateizzare la spesa e che tutelino al 100% il dentista.

Alcuni servizi che aprono a queste possibilità sono Pagodil o Dilapay. Non sono forse molto economici ma funzionano molto bene e i costi superano di gran lunga i benefici.

Entrambi sono sistemi che funzionano da intermediari tra il paziente e il dentista. Attraverso modalità e con limiti diversi, permettono al dentista di incassare immediatamente il 100% del pagamento dal paziente (meno una percentuale che trattiene l’erogatore del servizio). Parliamo anche di pagamenti da migliaia di euro.

Il dentista incasserà immediatamente la cifra e non dovrà più preoccuparsi di riscuotere e rincorrere i pazienti come fosse l’agenzia delle entrate.

Il paziente avrà il pagamento rateizzato che restituirà mensilmente alla società fornitrice del servizio (appunto Pagodil o Dilapay).   

Ecco qui i link.

Pagodil

Dilapay

 

Bene, ci fermiamo qui.

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