7 strategie per rimediare alle cancellazioni dell’ultimo minuto

7 strategie per rimediare alle cancellazioni dell’ultimo minuto

Le cancellazioni dell’ultimo minuto non fanno mai piacere, ma capiteranno sempre. Per provare a porre rimedio al problema e a non sprecare tempo inutilmente, esistono delle semplici strategie di facile attuazione. In questo articolo vogliamo provare a darvi sette consigli su come riempire i buchi in agenda.

  1. Preparare una short list di pazienti disposti ad anticipare l’appuntamento. Se avete visitato pazienti e discusso anticipatamente la possibilità di visitarli prima dell’appuntamento prestabilito, si potrebbe inserirli in una short list e chiamarli per primi in modo da riempire il buco. Discutere anticipatamente con un paziente l’eventuale disponibilità ad anticipare l’appuntamento potrebbe essere una buona abitudine per capire come gestire l’agenda.
  2. Richiamare i pazienti che hanno un appuntamento pianificato nel futuro e vedere se fossero disponibili ad anticipare la visita. Un’altra ovvia ma buona strategia per colmare il gap nell’agenda, qualora ce ne fosse bisogno.
  3. Richiamare i pazienti con i quali avete avuto un colloquio. Solitamente si tratta di pazienti che erano venuti ad informarsi presso il vostro studio, o che avevano un appuntamento dall’igienista e successivamente avrebbero dovuto discutere eventuali trattamenti con voi. Anche se questi pazienti magari non si sottoporranno al trattamento, richiamarli potrebbe aiutare a riordinare l’agenda e a colmare il buco.
  4. Richiamare i pazienti che hanno bisogno di un trattamento speciale. Anche questa tipologia di paziente magari non eseguirà il trattamento perché ancora indecisa. Provare però a fissare una nuova consultazione potrebbe sbloccare qualcosa o, nella peggiore delle ipotesi, liberare spazio nel futuro qualora non fossero più interessati.
  5. Dedicarsi alle emergenze. Pazienti che piombano nello studio lo stesso giorno e hanno un’emergenza possono essere una buona risorsa per colmare il buco lasciato dalle cancellazioni dell’ultimo minuto. È essenziale visitare e cercare di trattare questi pazienti subito e non rimandarli al giorno successivo (emergenza permettendo naturalmente).
  6. Dedicarsi ai nuovi pazienti. Se avete la fortuna di avere nuovi pazienti potrebbe essere una buona idea visitarli subito. Magari non necessiteranno di nulla di complicato o magari avranno bisogno di un trattamento in futuro. In ogni caso, grazie al buco in agenda non avrete nulla da perdere.
  7. Richiamare i pazienti che non abbiamo visitato da un po’. Generalmente è bene prendere in considerazione un periodo dai 3 mesi in su. Richiamare questi pazienti per una visita potrebbe essere un’ottima soluzione per colmare delle ore vuote in agenda. Come per i nuovi pazienti non avrete la garanzia che necessitino un trattamento immediato, ma magari avranno bisogno di un trattamento in futuro. In più, richiamare i pazienti di tanto in tanto, darà loro l’impressione che avete a cuore la loro salute.

Come avete letto, questi sono solo semplici trucchetti che magari possono tornare utili e possono portare a risparmiare tempo, ottimizzando il flusso lavorativo. Voi cosa ne pensate, quali sono le vostre strategie per rimediare alle cancellazioni dell’ultimo minuto? Fatecelo sapere nei commenti.Per chi fosse interessato trovate l’articolo originale in lingua inglese qui: https://www.mgeonline.com/2018/7-ways-to-fill-openings-in-the-doctors-schedule/

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